Use Case Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung

Bild­nach­weis: Vitalii Vodolazsky/Shutterstock.com

Worin beste­ht die Herausforderung?

Mit der Per­son­alein­satz­pla­nung soll die benötigte Zahl an Mitar­bei­t­en­den mit den passenden Qual­i­fika­tio­nen den richti­gen Auf­gaben zuge­ord­net wer­den (d. h. zur richti­gen Zeit am richti­gen Ort). Wenn Unternehmen Ken­nt­nisse über den eige­nen Per­son­albe­darf und die vorhan­de­nen Kom­pe­ten­zen fehlen, kann dies zu Eng­pässen oder Über­bele­gung und zu neg­a­tiv­en Arbeits­be­las­tun­gen (z. B. Unter­forderung) führen. Auch kön­nen kurzfristige Änderun­gen (z. B. Krankheit­en, neue Pro­jek­te) dynamis­che Anpas­sun­gen erfordern. Es gilt also, die Infor­ma­tio­nen zu sam­meln und gut zu verknüpfen.

Welche Dat­en kön­nen hier helfen?

• Mitar­bei­t­en­den­dat­en (indi­vidu­elle Qual­i­fika­tio­nen, Beschäf­ti­gungs­form sowie kurz‑, mit­tel- und langfristige Kar­ri­ere­pla­nung, Aus­tritte (bspw. Renten­be­ginn), Per­so­n­e­nan­zahl pro Qual­i­fika­tion, Vertre­tungsregelung bei Urlaub und Aus­fällen, Muster in Arbeitsabläufen der Mitar­bei­t­en­den (z. B. Umsatz, Kun­denkon­takt und Kundenfrequenzen))

• Unternehmens­dat­en (Infor­ma­tio­nen zu Unternehmen­szie­len, Meilen­steine und Bedarfe ent­lang von Pro­jek­ten oder Arbeitsabläufen)

• Dat­en zur Team­pla­nung (Schichtverteilun­gen (Wech­sel­rhyth­mus, Bele­gung, saisonale Schwankun­gen), Teamzusam­men­stel­lun­gen und Präferen­zen zu Einsatzbereiche

Wie kommt der Nutzen aus den Daten?

Die Unternehmens­dat­en und Per­son­al­dat­en wer­den analysiert und mith­il­fe von Soft­ware­an­wen­dun­gen in eine opti­male Ein­satz­pla­nung über­führt. Die Per­son­alein­satz­pla­nung kann durch Datenein­satz vorauss­chauen­der gestal­tet wer­den. Unter anderem kön­nen Leer­stellen, Qual­i­fika­tion­slück­en und Schwankun­gen in Arbeit­saufwän­den frühzeit­ig erkan­nt wer­den. Der Nutzen beste­ht auch für Ein­satzbere­iche wie Messen oder Kon­gresse in der Opti­mierung kurzfristiger Zusatzper­son­al­prozesse, etwa mith­il­fe daten­basiert­er Work­flows, automa­tisiert­er Brief­in­gs oder ein­er zen­tralen Dokumentendatenbank.

Wo wird diese Daten­nutzung bere­its angewendet?

• Der Einzel­han­del­skonz­ern Wal­mart trifft auf Basis von Date­n­analy­sen der Kun­de­nan­zahl in den Geschäften Vorher­sagen zum Bedarf an Mitar­bei­t­en­den und kann die Per­son­alein­satz­pla­nung anpassen. Außer­dem nutzt der Konz­ern daten­basierte Ver­gle­iche, um die Effizienz von Selb­st­be­di­enungskassen zu evaluieren.

• Die Hotelkette Pre­mier Inn nutzt die Soft­ware Per­so­nio zur Opti­mierung ihrer Per­son­al­prozesse, ins­beson­dere der Per­son­alein­satz­pla­nung. Redun­dante und aufwendi­ge Prozesse kön­nen vere­in­heitlicht und die Ein­satz­pla­nung automa­tisiert werden.

• Der Soft­warekonz­ern SAP schafft mith­il­fe des Pro­gramms »Suc­cess Fac­tors Work­force Ana­lyt­ics« eine ein­heitliche Daten­ba­sis mit Stan­dard­de­f­i­n­i­tio­nen für Per­son­alkenn­zahlen. Per­son­al­dat­en aus ver­schiede­nen Sys­te­men (Finanzwe­sen, Tal­ent­man­age­ment etc.) wer­den hier­für inte­gri­ert. So entste­ht eine fundierte Infor­ma­tion­s­grund­lage für Per­son­alentschei­dun­gen, u. a. für die Personaleinsatzplanung.

Welchen Beitrag leis­tet diese Daten­nutzung zur Wertschöpfung?

Eine opti­mierte Per­son­alein­satz­pla­nung verbessert den Beitrag des Human-Ressource-Man­age­ments zur Wertschöp­fung. HR-Prozesse wer­den beschle­u­nigt und Fehlerquellen min­imiert. Per­son­aleng­pässe und eine zu geringe Aus­las­tung lassen sich so ver­mei­den. Notwendi­ge Qual­i­fika­tion­s­maß­nah­men kön­nen frühzeit­ig ange­gan­gen wer­den. Langfristig trägt dies zur Zufrieden­heit der Mitar­bei­t­en­den bei.

Quellen: Wal­mart (2017), Per­so­nio GmbH (2020), Acti­vateHR (2020)

Pub­lika­tion: Wie Unternehmen Dat­en heute schon nutzen und in Zukun­ft nutzen kön­nen. Her­aus­ge­ber: Fraun­hofer IMW, Inhalt: Data Min­ing und Wertschöpfung

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