Prozessmodellierung

Die Prozess­mod­el­lierung ist eine entschei­dende Meth­ode im Bere­ich des Prozess­man­age­ments, die Unternehmen dabei unter­stützt, ihre inter­nen Abläufe und Aktiv­itäten zu ver­ste­hen, zu doku­men­tieren, zu analysieren und kon­tinuier­lich zu verbessern. Durch die visuelle Darstel­lung von Prozessen in Form von Dia­gram­men und Mod­ellen kön­nen Unternehmen effizien­ter arbeit­en, Kosten reduzieren, die Qual­ität steigern und flex­i­bel auf Verän­derun­gen reagieren. In diesem Leit­faden wer­den wir die Konzepte, Ziele, Meth­o­d­en und Vorteile der Prozess­mod­el­lierung für Unternehmen aus­führlich erläutern. 

1. Konzepte der Prozess­mod­el­lierung:
Die Prozess­mod­el­lierung beschreibt die sys­tem­a­tis­che Darstel­lung von Geschäft­sprozessen, die die ver­schiede­nen Aktiv­itäten, Ressourcen, Entschei­dun­gen, Wech­sel­wirkun­gen und Kon­trollpunk­te inner­halb eines Unternehmen­sprozess­es abbilden. Diese Mod­elle kön­nen auf ver­schiedene Weisen visu­al­isiert wer­den. Die Wahl des Mod­el­lierungstyps hängt von den spez­i­fis­chen Anforderun­gen und der Zielset­zung ab.

2. Ziele der Prozess­mod­el­lierung:
Die Prozess­mod­el­lierung ver­fol­gt mehrere zen­trale Ziele:
• Klarheit: Die Visu­al­isierung von Prozessen macht sie für alle Beteiligten ver­ständlich­er. Es hil­ft, poten­zielle Missver­ständ­nisse zu min­imieren und ein ein­heitlich­es Ver­ständ­nis zu schaf­fen.
• Opti­mierung: Durch die Analyse von Prozess­mod­ellen kön­nen Unternehmen Eng­pässe, redun­dante Schritte und inef­fiziente Abläufe iden­ti­fizieren. Dies ermöglicht die gezielte Verbesserung und Opti­mierung von Prozessen.
• Stan­dar­d­isierung: Unternehmen kön­nen Best Prac­tices in Form von Mod­ellen doku­men­tieren und diese als Stan­dard für ähn­liche Prozesse etablieren.
• Kom­mu­nika­tion: Prozess­mod­elle dienen als gemein­same Sprache für die Kom­mu­nika­tion zwis­chen ver­schiede­nen Abteilun­gen und Ebe­nen in einem Unternehmen. Dadurch wer­den klare Kom­mu­nika­tion und Zusam­me­nar­beit gefördert.
• Change Man­age­ment: Bei der Ein­führung neuer Prozesse oder Tech­nolo­gien kön­nen Mod­elle helfen, den bevorste­hen­den Wan­del zu visu­al­isieren und poten­zielle Auswirkun­gen aufzuzeigen.
• Schu­lung: Prozess­mod­elle kön­nen für die Schu­lung neuer Mitar­beit­er ver­wen­det wer­den, um ihnen die Arbeitsabläufe und Ver­ant­wortlichkeit­en auf anschauliche Weise beizubringen.

3. Meth­o­d­en der Prozess­mod­el­lierung:
Es gibt ver­schiedene Ansätze und Meth­o­d­en für die Prozess­mod­el­lierung, darunter:
• Top-Down-Ansatz: Hier­bei wird der Gesamt­prozess in größere Teil­prozesse unterteilt, die wiederum in immer kleinere Schritte aufge­s­plit­tet wer­den. Dies ermöglicht eine umfassende Sicht auf den gesamten Prozess und seine Bestandteile.
• Bot­tom-Up-Ansatz: Bei diesem Ansatz wer­den zunächst die einzel­nen Schritte und Aktiv­itäten erfasst, aus denen sich dann der gesamte Prozess zusam­menset­zt. Dies eignet sich gut, um detail­lierte Ein­blicke in spez­i­fis­che Aktiv­itäten zu gewin­nen.
• Gemein­same Mod­el­lierung: Die Mod­elle wer­den in Zusam­me­nar­beit mit den­jeni­gen erstellt, die den Prozess aus­führen. Dadurch wer­den prax­is­na­he Ein­blicke und detail­lierte Infor­ma­tio­nen in die Mod­el­lierung inte­gri­ert.
• Sim­u­la­tion: Durch die Sim­u­la­tion von Prozess­mod­ellen kön­nen Unternehmen ver­schiedene Szenar­ien durch­spie­len, um die Auswirkun­gen von Änderun­gen oder Eng­pässen zu verstehen.

4. Vorteile der Prozess­mod­el­lierung:
Die Prozess­mod­el­lierung bringt zahlre­iche Vorteile für Unternehmen mit sich:
• Effizien­zsteigerung: Durch die Iden­ti­fizierung von Eng­pässen und unnöti­gen Schrit­ten kön­nen Prozesse opti­miert wer­den, was zu ein­er Steigerung der Effizienz führt.
• Kostenre­duk­tion: Effizien­tere Prozesse bedeuten weniger Ver­schwen­dung von Ressourcen und somit niedrigere Kosten.
• Qual­itätsverbesserung: Klare Prozess­mod­elle tra­gen dazu bei, Fehlerquellen zu iden­ti­fizieren und die Qual­ität der Arbeit zu erhöhen.
• Trans­parenz: Prozess­mod­elle schaf­fen Trans­parenz über Abläufe, Ver­ant­wortlichkeit­en und Zusam­men­hänge.
• Agilität: Gut mod­el­lierte Prozesse kön­nen schneller an neue Anforderun­gen oder Mark­tverän­derun­gen angepasst wer­den.
• Effek­ti­vere Entschei­dungs­find­ung: Detail­lierte Prozess­mod­elle liefern Infor­ma­tio­nen für fundierte Entschei­dun­gen auf Grund­lage der tat­säch­lichen Abläufe.
• Com­pli­ance: Prozess­mod­elle kön­nen dazu beitra­gen, sicherzustellen, dass Unternehmens­abläufe den geset­zlichen Vorschriften und Branchen­stan­dards entsprechen.
Ins­ge­samt bietet die Prozess­mod­el­lierung Unternehmen eine struk­turi­erte Meth­ode, um ihre Abläufe zu analysieren, zu opti­mieren und an sich ändernde Anforderun­gen anzu­passen. Sie fördert eine bessere Zusam­me­nar­beit, unter­stützt das Change Man­age­ment und stärkt die Wet­tbe­werb­s­fähigkeit auf dem Markt.

Mod­elle für die Prozess­mod­el­lierung
Bei der Prozess­mod­el­lierung gibt es ver­schiedene Mod­elle, die ver­wen­det wer­den kön­nen, um Geschäft­sprozesse zu visu­al­isieren und zu doku­men­tieren. Jedes Mod­ell hat seine eige­nen Nota­tio­nen, Sym­bole und Darstel­lungsmeth­o­d­en. Hier sind einige der gängig­sten Mod­elle für die Prozess­mod­el­lierung:
1. BPMN (Busi­ness Process Mod­el and Nota­tion): BPMN ist eine stan­dar­d­isierte Nota­tion für die Mod­el­lierung von Geschäft­sprozessen. Es ver­wen­det eine Vielzahl von Sym­bol­en und Ele­menten, um den gesamten Prozess­fluss, Ereignisse, Auf­gaben, Gate­ways und Entschei­dun­gen detail­liert darzustellen.
2. Fluss­di­a­gramme (Flow­charts): Fluss­di­a­gramme sind eine der ein­fach­sten For­men der Prozess­mod­el­lierung. Sie ver­wen­den Sym­bole wie Pfeile, Rechtecke und Dia­man­ten, um den Ablauf von Aktiv­itäten, Entschei­dun­gen, Verzwei­gun­gen und End­punk­ten darzustellen. Fluss­di­a­gramme sind visuell ansprechend und leicht ver­ständlich.
3. UML (Uni­fied Mod­el­ing Lan­guage): UML ist eine weit ver­bre­it­ete Mod­el­lierungssprache, die nicht nur für Soft­wa­reen­twick­lung, son­dern auch für die Mod­el­lierung von Geschäft­sprozessen ver­wen­det wird. Aktiv­itäts­di­a­gramme in UML kön­nen ver­wen­det wer­den, um den Ablauf von Aktiv­itäten und Entschei­dun­gen zu mod­el­lieren.
4. EPK (Ereignis­ges­teuerte Prozess­kette): Die EPK ist eine Mod­el­lierungsmeth­ode, die Ereignisse, Funk­tio­nen und Kon­troll­flüsse ver­wen­det, um Geschäft­sprozesse darzustellen. Sie legt beson­deren Wert auf die Verbindung zwis­chen den einzel­nen Prozesss­chrit­ten und den zugrunde liegen­den Ereignis­sen.
5. DFD (Data Flow Dia­grams): DFDs konzen­tri­eren sich auf den Daten­fluss inner­halb eines Prozess­es. Sie zeigen, wie Dat­en von ein­er Aktiv­ität zur anderen fließen und wie sie ver­ar­beit­et wer­den.
6. Gantt-Dia­gramme: Gantt-Dia­gramme wer­den oft für die Visu­al­isierung von zeitlichen Abläufen und Abhängigkeit­en in Pro­jek­ten ver­wen­det. Sie kön­nen jedoch auch ver­wen­det wer­den, um den zeitlichen Ver­lauf von Aktiv­itäten in einem Prozess zu zeigen.
7. VSM (Val­ue Stream Map­ping): Dieses Mod­ell wird oft im Kon­text von Lean-Meth­o­d­en einge­set­zt, um den Wert­strom eines Prozess­es von der Roh­ma­te­ri­albeschaf­fung bis zum End­kun­den zu visu­al­isieren und Eng­pässe sowie Ver­schwen­dung zu identifizieren.